쌓인 서류를 파일로 옮길 때 해상도와 형식 고르기, 휴대폰 스캔 요령, 이름 붙이기, 원본 보관까지 순서대로 정리했습니다.
서류를 한꺼번에 다 스캔하려고 하면 금방 지칩니다. 자주 찾는 것, 잃어버리면 다시 받기 어려운 것, 공간을 많이 차지하는 것부터 고르는 편이 현실적입니다. 보증서, 계약서 사본, 의료비 영수증, 아이 학교 서류처럼 몇 년에 한 번 꼭 필요해지는 종이들이 대표적입니다. 반대로 언제든 다시 발급받을 수 있는 서류나 이미 전자 문서로도 받은 고지서는 굳이 스캔할 필요가 없습니다. 처음에는 상자 하나 분량만 정해 끝까지 해 보면, 내게 맞는 방식과 걸리는 시간을 알 수 있습니다.
해상도는 2.54cm 길이에 점을 몇 개 찍느냐를 뜻하는 dpi로 표시합니다. 숫자가 두 배가 되면 가로세로가 모두 두 배라 파일 크기는 대략 네 배가 됩니다. 무조건 높게 잡는 것보다 용도에 맞추는 편이 저장 공간과 시간을 아낍니다.
흑백 글자만 있는 문서는 회색조로 저장하면 용량이 크게 줄면서도 읽는 데 지장이 없습니다. 도장이나 색으로 구분된 표가 있다면 컬러를 씁니다. 여러 쪽짜리 서류는 쪽마다 그림 파일로 흩어 두지 말고 PDF 하나로 묶어야 나중에 순서가 뒤섞이지 않습니다. 사진은 JPG나 PNG 같은 그림 형식이 다루기 편합니다. 스캔 프로그램의 '압축률'을 너무 높이면 글자 가장자리가 뭉개져 나중에 글자 인식이 잘 안 되므로, 중요한 문서는 중간 이하로 둡니다.
전용 스캐너가 없어도 휴대폰 카메라의 문서 스캔 기능으로 충분히 쓸 만한 결과를 얻을 수 있습니다. 다만 사진처럼 찍으면 그림자와 기울어짐이 그대로 남습니다. 서류를 어두운 단색 바탕 위에 두면 가장자리를 잘 잡아 자동으로 반듯하게 펴 줍니다. 조명은 위에서 고르게 비추는 쪽이 좋고, 휴대폰 그림자가 종이에 드리우지 않도록 창가나 천장 조명 위치를 살핍니다. 카메라를 종이와 평행하게 들고, 찍은 직후 글자가 흐리지 않은지 확대해 확인합니다. 영수증처럼 열로 글자를 찍은 얇은 종이는 시간이 지나면 글자가 흐려지므로, 받은 직후에 스캔해 두는 편이 좋습니다.
스캔한 파일은 그 자체로는 글자가 아니라 그림입니다. 광학 문자 인식, 줄여서 OCR을 거치면 그림 위에 보이지 않는 글자층이 얹혀 파일 안에서 검색하고 복사할 수 있게 됩니다. 많은 스캔 프로그램과 휴대폰 기능이 이를 지원합니다. 다만 인식 결과에는 오타가 섞이므로 숫자나 이름이 중요한 문서는 원래 그림과 대조해야 합니다. 인식이 잘되려면 반듯하고 선명하게 스캔하는 것이 무엇보다 중요합니다.
파일 이름은 나중에 검색할 사람이 나 자신이라는 생각으로 정합니다. 날짜를 연-월-일 순서로 맨 앞에 두면 이름순 정렬만으로 시간순이 됩니다. 폴더는 너무 잘게 나누면 어디에 넣었는지 헷갈리므로, 큰 분류 몇 개와 연도 정도면 충분합니다.
서류에는 주민등록번호, 계좌번호, 주소처럼 유출되면 곤란한 정보가 많습니다. 스캔본을 다른 사람에게 보낼 때는 필요 없는 부분을 가리고, 가린 결과가 그림으로 덮였는지 확인합니다. 글자 위에 도형만 얹은 PDF는 그 아래 글자를 복사해 낼 수 있는 경우가 있습니다. 원본 파일은 기기 한 곳에만 두지 말고 따로 백업하며, 공유 폴더에 올려 둔다면 접근 권한을 확인합니다.
스캔했다고 해서 모든 원본을 버려도 되는 것은 아닙니다. 계약서, 차용증, 공증 서류, 유언장처럼 원본 자체가 효력을 가지는 서류는 보관해야 하고, 세금 관련 증빙도 보관 의무 기간과 인정 방식이 있으니 국세청 등 공식 안내를 확인한 뒤 처분합니다. 버리기로 한 서류는 개인정보가 보이지 않게 잘게 파쇄합니다. 판단이 서지 않는 서류는 스캔본과 함께 원본도 한 상자에 모아 두면, 공간은 조금 쓰더라도 나중에 후회할 일이 줄어듭니다.
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